Zoals veel belangrijke en praktische onderwerpen is boekhouden een onderwerp dat ongemak, zo niet pijn veroorzaakt, gebaseerd op hoe belangrijk en hoe ongemakkelijk boekhouden is voor mensen. Hele levens van verplichting met individuen en bedrijven die deze diensten verlenen zijn besteed aan het kijken hoe mensen omgaan met de taak van het boekhouden. Toch is het, als je erover nadenkt, absoluut noodzakelijk dat bedrijven en particulieren zich bewust zijn van de complexiteit en flexibiliteit van dit onderwerp. Zij delenLate vorig jaar, de voorzitter van een bedrijf (we zullen hem Bob noemen) volgde een cursus in boekhouden. Tot nu toe was het een cursus van zes weken met elke dag ongeveer twaalf uur intensief, geconcentreerd en serieus werk. Bob belde zijn accountant om zijn administratie en belastingpapieren door te nemen.
Voordat hij aan de cursus begon, had Bob al twee fouten gemaakt: (1) hij had slechts twee dossiers; (2) hij herleidde de zakelijke en persoonlijke uitgaven slechts tot de laatste zes maanden. Toen de cursus eenmaal begonnen was, zou het er niet gemakkelijker op worden om deze uitgaven alleen tot de huidige maand te onthouden.
Het probleem met deze beide fouten is … dat ze hadden kunnen worden beperkt of uit het proces gehaald. Er waren uitgaven die hadden kunnen worden geëlimineerd bij het handmatig archiveren van alle bonnetjes. En tegelijkertijd ging het kwaliteitsniveau van de onkostendeclaraties naar beneden. Dit betekent dat de accountant van Bob in één keer dossiers indiende en dat Jack (de accountant van Bob) vervolgens de dossiers beoordeelde. Dus naast het aanpassen van het boekhoudsysteem, dienden nu zowel de accountants van Bob als die van Jack dossiers in.
Dus, wat heeft Bob gedaan? Hier is hoe:
1. Geeft het % van het inkomen weer dat aan het eind van het jaar naar behoren wordt gerapporteerd door alle 11 uitgavencategorieën. Deze worden stapsgewijs per maand gerapporteerd. Het plan was dat deze grafiek zou onthullen wie in elke categorie te veel betaalt.
2. kijkt naar elke uitgavencategorie afzonderlijk. Het is belangrijk te bepalen of elke uitgave een redelijke basis heeft of niet. Zo is het mogelijk dat een uitgavencategorie slechts een evenredige hoeveelheid nuttige tijd weerspiegelt, afhankelijk van het type auto dat het gezin had. Het doel van deze oefening is te bepalen of de uitgavencategorie een typische uitgave bevat. Overweeg aan het eind van maand één wat er gedaan kan worden om de uitgaven in elke uitgavencategorie te verminderen. Als er bijvoorbeeld drie auto’s tegelijk moeten worden afbetaald, kijk dan hoe lang elke betaling duurt en welke uitgavencategorieën kunnen worden teruggeschroefd en verlaagd. Als je geen uitgebreid budget hebt dat deze vier uitgavencategorieën omvat, zorg er dan voor dat je dat doet voordat je begint met maand één van je boekhouding ZZP. Weten hoeveel er uitgaat en hoeveel er binnenkomt zorgt voor een schoner budget en maakt het mogelijk om op voorhand te weten waar je aan toe bent.